SOFTWARE

DATENSCHUTZ-MANAGEMENT-SYSTEM (DPMS)

Eine lückenlose Dokumentation ist das Steckenpferd eines Datenschutz-Management-Systems, um den in Art. 5 Abs. 2 der Datenschutz-Grundverordnung geforderten Nachweispflichten nachzukommen. Wir stellen Ihnen hierfür eine Software zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, alle datenschutzrelevanten Informationen und Dokumente in einer strukturierten und übersichtlichen Form festzuhalten.

Dokumentieren Sie z.B. Verarbeitungsverzeichnisse, technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs), Ihre Auftragsverarbeitungsverträge, Datenschutzverstöße sowie Betroffenenanfragen innerhalb der Software.

Unser Datenschutzmanagementsystem (DSMS) bietet eine Vielzahl von Dokumentationsmöglichkeiten:

Das Cockpit bietet jederzeit eine Übersicht über das System
Datenflussdiagramm auf Grundlage der Verfahren gem. Art. 30 DSGVO
Aufgabenkoordination mit Zuordnung zu Personen
Dokumentation der Verarbeitungsverzeichnisse gem. Art. 30 DSGVO inkl. ergänzende Angaben und Excel-Export und -Import
Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen gem. Art. 35 DSGVO inkl. Report-Export
Dokumentation der Technisch und organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 32 DSGVO inkl. CSV-Import und Report-Export
Listen aller Auftragnehmer und Auftraggeber inkl. aller mitgeltenden Dokumenten inkl. CSV-Import
Die Software bietet einen strukturierbaren Uploadbereich für Dokumente inkl. Suchfunktion
Checklisten für z.B. Audits können hier angelegt werden inkl. CSV-Import
Das DSMS erstellt Ihnen Entwürfe für Datenschutzinformation gem. Art. 13 DSGVO inkl. Bearbeitungsfunktion für unterschiedlicher Betroffenengruppen
Anfragen Betroffener Personen können hier bearbeitet und dokumentiert werden inkl. Online-Anfrageformular
Datenschutzverletzungen können hier bearbeitet und dokumentiert werden
Sie können Ihre Systemlandschaft grafisch darstellen (inkl. Standorte und Applikationen)
Webseitenanalyse (bis 200 Seiten)
Speichern von Datenschutzverträgen (Verträge und Templates)
Erstellen von Auditfragenkatalogen und Dokumentation der durchgeführten Audits
Angaben zur Organisation sind obligatorische
Beschäftigtenkontaktdaten können hier für die Zuweisung zu den Verfahren ergänzt oder für die Einladung zu Schulungen genutzt werden.
Teilnehmer zu Online-Meetings einladen
Ein differenziertes Berechtigungskonzept rundet das DPMS ab

OPTIONAL können sie das Whistleblower-Modul als Hinweisgeberschutzsystem im DPMS integrieren.

HINWEISGEBER-SCHUTZ-SYSTEM

Auch im Hinweisgeberschutzsystem ist eine lückenlose Dokumentation unerlässlich. Mit diesem Modul können sie die Anforderungen des Hinweisschutzgesetzes einfach umsetzen. Ob sie das Tool nur für interne oder auch externe Meldungen nutzen; alle Nutzer werden sich damit zurechtfinden.
Das Modul bietet unter anderem folgende Funktionen:

16 Sprachen wählbar
Optionen wählbar
- Mehrfachwahl der Daten, die im Dateiupload möglich sind: pdf, jpg, jpeg, bmp, gif, png, odt, doc, docx, ppt, pptx, ods, xls, xlsx, mp3, mp4, m4a, wav, webm, mov
  (alle Dateien, außer Sprach- und Videodateien, werden automatisch in ein pdf umgewandelt)
- Upload von Sprachdateien erlauben
- Angaben von Namen erzwingen
- Angaben von E-Mailadresse erzwingen
- Wer erhält welche Mailbenachrichtigung für welche Meldekategorie
- Einstellen von Eskalation bei längerer Inaktivität
- Anpassung uns Sortierung der Themenschwerpunkte
- Wahl von vordefinierten Fragen
- Erstellen von eigenen Fragen
Möglichkeit alle vordefinierten Texte auf der Plattform anzupassen
Die Plattform erstellt aus den Stammdaten automatisch einen Datenschutzhinweis
Intuitives Handling der Hinweise für Meldenden und Case-Manager